5000
Kurz jako dárek Nenechte se rozložit Připravujeme nový speciál Psychologické kurzy

Portál.cz > Časopisy > Psychologie dnes > Ukázky > Jak chytit čas

Jak chytit čas

Autor: Magda Čevelová | Datum: 29.4.2009 | Vydání: 5/2009

O řízení času už byly na světě popsány tisíce stránek. Dobrou teoretickou publikaci najdete prakticky v každém knihkupectví. Jiná věc ale je, jak sebelepší teorii uvést do praxe.

Lidé nejrůznějších profesí napříč jednotlivými úrovněmi řízení si v posledních letech stále stěžují: „Nestíhám. Potřeboval bych, aby den byl delší.“ Realita je ale taková, že i kdyby den měl pětadvacet, šestadvacet nebo i sedmadvacet hodin, za chvíli bychom na tom byli úplně stejně. V naší moci mnohdy není ovlivnit, kolik času máme, podstatnější je, jak ho efektivně dokážeme využít.

Zloději času

Proč nestíháme? Nejčastější příčiny jsou poměrně obecné a velmi rozšířené. U většiny lidí přitom lze rozpoznat jednu hlavní nebo kombinaci několika nejtypičtějších. Tou nejobvyklejší je dlouhodobý stres a únava. Důsledky stresu v současné době postihují každého druhého pracujícího člověka. Spolu s nedostatečným spánkem a špatnou fyzickou kondicí pak stres dokáže pořádně zkomplikovat pracovní život i osobní vztahy.

Se stresem chodívá ruku v ruce zahlcení každodenními povinnostmi a s ním spojená neschopnost říkat NE. Ve snaze dostát požadavkům okolí přijímáme více závazků, než kolik jsme schopni zvládnout. V takové situaci pak nejpravděpodobněji vypouštíme úkoly, které jsme si stanovili my sami. A nakonec už děláme jen to, co po nás chtějí ostatní.

Známý bonmot říká, že inteligent zvládá chaos. Taktně se ovšem nezmiňuje o tom, kolik času navíc ho to stojí. Stůl prohýbající se pod různými papíry od zápisu z předloňské porady po důležité podklady na zítřejší schůzku s klientem člověku práci příliš neusnadní. Skutečně důležité dokumenty navíc mívají zlomyslný zvyk nenávratně zmizet, jakmile je potřebujete.

I ty, kdo řízení času jinak zvládají docela dobře, může ohrožovat jiný rozšířený zvyk, takzvaná prokrastinace, neboli nechávání věcí na poslední chvíli. Časový tlak totiž motivuje, a tak jsou pracovníci těsně před termínem odevzdání schopni úkol zvládnout v mnohem kratším čase. Zpravidla tím ale trpí kvalita.

Život místo času

Systémy time managementu v současnosti zažívají už čtvrtou generaci. Soupisy úkolů (první generace) a plánovací diáře (druhá generace) postupně vystřídaly priority, vyjasnění hodnot, stanovení cílů a nastavení pořadí důležitosti (třetí generace). Ani tohle všechno už ale dnešní hektické době nestačí. Čtvrtá generace místo soustředění se na věci a čas klade důraz na zlepšování vztahů a dosahování výsledků. Místo time managementu nastupuje do první linie life management, čili řízení života.

K tomuto time managementu čtvrté generace, či chcete-li life managementu, existují v zásadě dva přístupy: shora dolů a zezdola nahoru. První, reprezentovaný například Stephenem R. Coveym a jeho Sedmi návyky, začíná formulací osobního poslání a stanovením životních priorit. Od těch se potom odvíjí, co je skutečně důležité a co se pro svou naléhavost jako podstatné jenom tváří.

Naléhavé činnosti si doslova říkají o okamžitou pozornost. Jsou viditelné, tlačí na nás, vyžadují nějakou reakci. Naproti tomu důležitost má vztah k výsledku. Důležité činnosti přispívají k našemu poslání, hodnotám a nejvýznamnějším cílům. Vyžadují akci. Více iniciativy, více proaktivity. Klíčem k úspěšnému zvládání času je naučit se důležité a naléhavé od sebe odlišit a věnovat pozornost převážně první skupině. V praxi se totiž mnohdy necháme tak zahltit drobnějšími naléhavými úkoly, že na ty opravdu důležité téměř nezbývá čas.

Druhá skupina time managementových teorií začíná tam, kde ta první končí: u konkrétních úkolů, doslova na vašem pracovním stole. Systém „Mít vše hotovo“ (Getting Things Done, GTD) Davida Allena učí nejdříve sesbírat všechny záležitosti, které vyžadují naši pozornost. Potom je zpracovat, určit konkrétní kroky, které je třeba v souvislosti s nimi podniknout, upořádat výsledky, vyhodnotit je a nakonec příslušné akce provést.

Nabízí také řadu praktických pomůcek, jak si uspořádat dokumenty a informace. Například vstupní schránku na neutříděné záležitosti, složku „Čekám na“ pro sledování delegovaných úkolů nebo termínový pořadač. Šanon s jednou složkou pro každý měsíc a každý den aktuálního měsíce umožňuje spravovat položky a papíry, které nelze vyřídit hned, zato budou potřeba v budoucnu.

Rituály uklidňují

Obě koncepce se protínají v jednom bodě, kterým je návyk. Covey ho definuje jako průnik znalostí (co dělat a proč), dovedností (jak to udělat) a přání (motivace). Zvyky, automatismy a rituály řídí až 90 % našeho jednání. Jejich výhodou je, že vyžadují mnohem méně energie než každodenní rozhodování, co a kdy dělat. Znakem návyku je jasně definovaný obsah a pravidelný čas. Vytvořit si jej sice trvá pár týdnů, ale výsledky v podobě většího klidu a pocitu kontroly stojí za to.

Nějaké potíže s časem máme v průběhu života v podstatě všichni. Většinou stačí se jenom na chvilku zastavit a na svou každodenní honičku se podívat s odstupem. Pokud to nedokážeme udělat sami, život nám začne posílat malá znamení. Důležitou knihu, zajímavého člověka, nebo „obyčejnou“ chřipku, která nás na týden sklátí do postele, takže se pracovní povinnosti musí chvilku točit bez nás.

Systémy řízení času jsou na světě od toho, aby nám pomáhaly předcházet problémům a zvládat život s větší radostí a ve větší pohodě. Obvykle není třeba zavádět celý systém. Těžko uvěřitelné výsledky může přinést i jeden malý krok. Už víte, jaký bude ten váš?

Řízení života: Jak začít?
– Pořádně se vyspěte. Když budete odpočatí, práce vám půjde lépe od ruky.
– Uspořádejte si životní prostor. Uklizený stůl, byt a kancelář vám ušetří spoustu času, který jste doposud trávili hledáním.
– Vykliďte si hlavu. Všechny nesplněné úkoly, dluhy a nevyřízené záležitosti přemístěte z hlavy na papír.
– Zvažte, zda vám lépe vyhovuje papírový nebo elektronický diář a začněte ho důsledně používat.
– Naučte se říkat „ne“. Pomůže vám to zbavit se úkolů a povinností, které ve skutečnosti nechcete.

* * *

Literatura:

  • Allen, D. (2008)Mít vše hotovo. Brno: Jan Melvil Publishing.
  • Covey, S. R. (1989). 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. Praha: Pragma.
  • Gallwey, T., W. (2004). Tajemství vysoké pracovní výkonnosti. Praha: Management Press.
  • Ury, W.(2007). Síla a moc pozitivního nesouhlasu. Praha: Management Press.
  • Zandl, D. (2006). Life Management. Praha: Grada.
  • Autor:
    Magda Čevelová - Psycholožka a firemní konzultantka, specializuje se na oblast médií a komunikace.


    Průměrné hodnocení (0 hlasů): 0, vaše hodnocení: Hlasování jste se nezúčastnil(a), hlasování bylo již ukončeno.



    Sdílet na signálech

    Komentáře čtenářů

    Příspěvků celkem: 0 / nových příspěvků: 0

    6666
    Přijďte na kurzy v Portálu! Výroční konference Škola komunikace