Jak můžeme snížit pracovní zátěž

Jak můžeme snížit pracovní zátěž

Takhle to dál nejde
Zase jednou máte za sebou namáhavý pracovní týden. Vrátíte se v pátek večer z práce domů a netoužíte po ničem jiném než natáhnout se v křesle a úplně vypnout. Jste dočista bez energie a nemáte ani chuť popovídat si s partnerem, vyslechnout si nové zážitky dětí nebo se setkat s přáteli. Toužíte už jen po klidu. Takhle to třeba vypadá už celé týdny a zlepšení je v nedohlednu, čeká vás pořád spousta práce. Na vašem pracovním stole se kupí nevyřízená pošta. Různé poznámky, telefonáty a úkoly vám vytrvale připomínají, kolik toho ještě musíte udělat. Myšlenkami na práci se musíte zabývat i večer a o víkendech, takže vás připravují i o ty zbytky klidu, které byste ještě mohli mít. V takovém neustálém shonu se už nedokážete pořádně uvolnit. Zpočátku to bylo zábavné, mít tak všestranné zaměstnání, které vás žene ke stále lepším výkonům. Ale dnes už se vkrádá nespokojenost a pocity radosti a štěstí již v zaměstnání nezažíváte vůbec nebo jen sporadicky.

Pocit bezvýchodnosti
Víte, že takhle to nemůže dál pokračovat. A poslední rozhovor s vaším nadřízeným toho také moc nevyřešil. Jeho vyhýbavá slova – „V této chvíli se nedá nic jiného dělat, všichni to musíme vydržet, abychom si udrželi obchody. To zvládnete!“ – vám moc nepomohou. Možná vás chtěl tímto způsobem motivovat, ale když se stále nic nemění, nakonec ztratíte pochopení. Je možné, že váš nadřízený je sám pod tlakem svých šéfů a na současné situaci nemůže nic změnit. Ale to vám také moc nepomůže. Vyhledali jste ho, aby vám pomohl najít východisko z nesnesitelné situace. Po marném rozhovoru se do své kanceláře vracíte s pocitem frustrace a bezmoci. Cítíte se bez energie a prázdní, přestože máte svou práci rádi. Zaměstnání také nechcete měnit – ale v současné době prostě podnik neuspokojuje vaše základní rámcové potřeby. Jestli to takhle půjde dál, začnete se dívat do budoucnosti s velkými obavami.
Možná jste na tom podobně: vaše práce je zajímavá, ale zároveň vnímáte, že se její objem neustále zvyšuje. Jak je to možné? Je v současné době skutečně nutné zvládat více úkolů, nebo je to důsledek nového způsobu komunikace, který množství práce spíše zvyšuje, než snižuje, protože je zaměřen na rychlost? Stará dobrá pošta měla také něco do sebe. Dopisy mohly na vyřízení nějaký ten den nebo aspoň pár hodin počkat. Dnes žijeme v době e-mailu. Pošleme e-mail a očekáváme, že nám adresát odpoví co nejrychleji, pokud možno okamžitě. Dnes jsme nejen schopni poslat během zlomku vteřiny informace na druhý konec světa, my také sami vytváříme a přijímáme ohromné množství informací, z nichž mnohé jsou bezvýznamné a zbytečné. Dříve si člověk rozmyslel, zda pošle dopis, dnes se nerozmýšlíme a okamžitě pošleme e-mail. To má na jedné straně výhody – nemusíme se tolik namáhat s formulacemi, můžeme mnoho věcí vyřídit rychleji atd. Na druhé straně se však právě touto rychlostí dostáváme do silného stresu. Ráno otevřeme e-mailovou schránku a zjistíme, že máme bezpočet e-mailů a že mnoho z nich považujeme za nezávažné, nebo dokonce zbytečné. A k tomu ještě mobilní telefon, díky němuž jsme neustále dostupní. Tato vytrvalá palba informací s sebou přináší spíše stres a frustraci než radost a potěšení z práce.

Pocity štěstí a spokojenosti plodí energii
Pocit radosti a štěstí z práce potřebujeme, abychom ještě večer měli energii a sílu na schůzku s přáteli nebo abychom si mohli vyslechnout, co nového prožily ten den naše děti.
Pokuste se tedy být v práci opět šťastní. Soustřeďte se na to, co je skutečně důležité. Nemusíte se hned zabývat vším, co se kolem vás mihne. „Mohli byste ještě rychle...“ – Přijde vám třeba e-mailem nějaký dotaz, vy hned přerušíte práci, na které právě děláte, pošlete odpověď a vrátíte se zpět ke své práci. Do toho zazvoní telefon, kolega by od vás potřeboval nějakou informaci. Je tedy více než jasné, že jste v neustálém stresu. A právě tento stres vám brání, abyste se v klidu zamysleli nad tím, jak byste si mohli práci lépe uspořádat.

Racionalizace práce, stanovení hranic
Pracujete opravdu efektivně? Využíváte všech dostupných technických a organizačních možností? Orientujete se dobře ve vaší databázi? Tématu optimalizace a lepšího uspořádání práce se bohužel věnuje obecně příliš málo času. Vinu za to často a rádi přičítáme hektickému životnímu stylu. Tenhle tak důležitý úkol, lépe si uspořádat práci, bohužel stále odsouváme do budoucna na nějakou neidentifikovatelnou dobu: „Udělám to, až se k tomu dostanu, až na to budu mít čas.“ A to je právě ta chyba. S tímto přístupem v zaměstnání šťastnější nebudeme. Budeme nadále zpracovávat všechny úkoly se stejnou důkladností, místo abychom si jasně stanovili, kdy a jakým způsobem má ta která práce být vykonána. Čím méně budete plánovat a organizovat, tím více budou vaši činnost určovat druzí. Nebudete to vy, kdo řídí práci – místo toho bude práce řídit vás. Nemusíte hned na všechno reagovat, rozmyslete si, co je opravdu potřeba udělat a jak to můžete nejlépe a nejsnadněji zařídit. Pokud svému pracovnímu vytížení nestanovíte hranice, nemůžete se jich ani držet.

Pocitu štěstí dosáhneme disciplínou a vytrvalostí
Tak tedy do toho. Nejprve byste měli zjistit, zda vaše pracovní přetížení je trvalým stavem, nebo zda můžete v dohledné době počítat s tím, že budete mít práce méně. Potom se pokuste zjistit, co konkrétně způsobilo, že máte tolik práce. Doporučuji vám, abyste si odpovědi na následující otázky zaznamenali. Čím intenzivněji o nich budete přemýšlet, tím rychleji přijdete na to, co je třeba udělat, aby se vaše práce vrátila do normálu a opět se dostavila radost a spokojenost. Vy to zvládnete! Rozhodněte se pro určitou změnu, a tu potom také proveďte! To je alfa a omega celého procesu.

Dokončení kapitoly v knize Spokojeně v zaměstnání